GIAO TIẾP THÔNG MINH NHỜ KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI

Thứ Hai, 03/06/2019

Hỏi một điều gì đó tưởng chừng rất dễ dàng, chỉ cần thắc mắc có thể hỏi ngay. Nhưng thực tế, hỏi sao khiến người trả lời cảm thấy nhẹ nhàng là cả một kỹ năng đặt câu hỏi thông minh.

1. Các dạng câu hỏi

Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những kỹ năng mềm giúp bạn thành công trong giao tiếp, trong nghề nghiệp của mình. Khi bạn hỏi, bạn ở thế “làm chủ”, do đó, kỹ năng đặt câu hỏi thực chất là kỹ năng giúp bạn giao tiếp thông minh để dẫn dắt câu chuyện hay một cuộc đối thoại sao cho đạt hiệu quả cao nhất.

Câu hỏi có thể được phân loại theo nhiều cách, tùy từng ngữ cảnh mà cách thức đặt câu hỏi, loại câu hỏi cũng được vận dụng khác nhau.

a. Câu hỏi mở

Câu hỏi mở là hỏi khi muốn nắm bắt ý kiến riêng của người được hỏi, đào sâu thêm thông tin, khơi gợi người được hỏi nói về những điều bạn chưa biết hay còn mơ hồ. Câu hỏi mở thường bắt đầu bằng từ để hỏi có dạng “vì sao, như thế nào, ở đâu, ý kiến của bạn về vấn đề đó… Câu hỏi mở là những câu hỏi không có câu trả lời cố định, đánh vào kiến thức, sự hiểu biết, quan điểm hoặc cảm xúc của người trả lời và mở ra những trao đổi hoặc tranh luận.

Một câu hỏi mở Câu hỏi mở sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp:

– Phát triển một cuộc trò chuyện mở.

– Tìm kiếm thêm thông tin.

– Tham khảo ý kiến người khác.

b. Câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng là những câu hỏi mà câu trả lời thường là “có”, “không” hoặc một thực tế đơn giản nào đó, tính chất của nó là xác nhận lại thông tin, chứ không có tính gợi mở. Hỏi đóng thường dùng với tính chất là câu mở đầu cho một đề tài nào đó. Chẳng hạn, câu hỏi đóng dùng để thăm dò, giúp bạn xác định nhanh được người đối diện có hứng thú/quan tâm không đến điều bạn nói. Qua cách trả lời của họ, bạn có thể tiếp tục hoặc dừng lại. Không nên lạm dụng câu hỏi đóng liên tục trong kỹ năng giao tiếp, vì điều này sẽ khiến người đối diện nghĩ là bạn đang tra khảo họ.

Câu hỏi đóng sẽ hiệu quả khi bạn muốn:

– Kiểm tra khả năng hiểu vấn đề của bạn hoặc người khác.

– Kết thúc một cuộc đàm phán thương lượng, thảo luận hoặc ra quyết định.

– Biểu mẫu.

c. Câu hỏi “hình nón”

Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp dạng hình nón bắt đầu từ những câu hỏi chung, sau đó đi vào trọng tâm trong mỗi câu trả 

lời để hỏi sâu hơn theo từng cấp độ. Loại câu hỏi này phổ biến khi người điều tra muốn lấy thông tin từ nhân chứng.

Câu hỏi hình nón hữu dụng cho các tình huống:

– Tìm thêm thông tin về một chi tiết cụ thể.

– Thu hút hoặc làm tăng sự tin tưởng của người đang nói chuyện với bạn.

Câu hỏi mở là hỏi khi muốn nắm bắt ý kiến riêng của người được hỏi
Câu hỏi mở là hỏi khi muốn nắm bắt ý kiến riêng của người được hỏi

d. Câu hỏi thăm dò

Sử dụng câu hỏi thăm dò là một kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp giúp bạn hiểu rõ vấn đề thông qua một một ví dụ cụ thể. Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, nên sử dụng công thức “5 Tại sao” – một phương pháp giúp bạn nhanh chóng nắm được gốc rễ vấn đề.

e. Câu hỏi dẫn dắt

Câu hỏi dẫn dắt được sử dụng khi bạn muốn được nghe câu trả lời như ý nhưng vẫn để đối phương có cảm giác rằng họ được quyền lựa chọn. Chú ý rằng câu hỏi dẫn dắt sẽ thường có xu hướng đóng.

f. Câu hỏi tu từ

Câu hỏi tu từ không thật sự là câu hỏi vì không đòi hỏi câu trả lời mà chỉ là những câu khẳng định được viết dưới dạng câu hỏi. Người ta sử dụng câu hỏi tu từ vì muốn người nghe sự đồng thuận và tham gia vào cuộc trò chuyện hơn là chỉ được thông báo về một sự thật hiển nhiên.

Tóm lại, kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp rất quan trọng và cần thiết trong cuộc sống. Nếu biết cách đặt câu hỏi tốt, bạn có thể khuyến khích người đối diện cùng suy nghĩ, cùng tham gia, hỏi đúng sẽ khiến giao tiếp hiệu quả và trao đổi thông tin chính xác. Việc luyện tập thường xuyên khả năng này sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng giúp bạn giao tiếp thông minh, nâng cao hiệu quả giao tiếp trong công việc cũng như trong cuộc sống.

2. Nguyên tắc khi đặt câu hỏi

Kỹ năng đặt câu hỏi để khai thác thông tin ở người bạn đang muốn tìm hiểu luôn là mục tiêu bạn muốn đạt được trong mọi cuộc giao tiếp. Để có được điều này, bạn nên chú ý đến các yếu tố sau về nguyên tắc khi đặt câu hỏi:

– Dựa trên mối quan hệ: Nghệ thuật giao tiếp để thành công là phải biết dựa vào mức độ mối quan hệ để đặt câu hỏi. Giữa mình và người được hỏi có mối quan hệ thân thiết hay xã giao, bậc trên – dưới hay ngang hàng, khách hàng – người bán, đối tác, họ hàng… Tất cả điều này sẽ quyết định việc bạn sẽ áp dụng kỹ năng đặt câu hỏi như thế nào.

Mối quan hệ cũng sẽ giúp bạn sử dụng đại từ nhân xưng, có những cử chỉ giao tiếp cho phù hợp trong cuộc nói chuyện. Với anh em họ hàng thân thiết, bạn có thể sử dụng từ đơn thuần giản dị, với cấp trên sử dụng từ lịch sự, khiêm tốn hơn, với đối tác lựa chọn từ ngữ có phần lịch thiệp, với khách hàng cần dùng những từ ngữ mang tính thuyết phục…

– Dựa trên nội dung, mục đích câu hỏi: Để tường tận một nghi vấn đang nảy sinh trong đầu, bạn có thể sử dụng 1 trong 2 cách này để đặt câu hỏi:

+ Cách 1: Hỏi thẳng vào vấn đề, cách này còn gọi là câu hỏi đóng. Bạn áp dụng câu hỏi này trong trường hợp cần câu trả lời dứt khoát rõ ràng hoặc bạn cần xác định lại câu trả lời.

+ Cách 2: Hỏi kiểu thăm dò hay còn gọi là câu hỏi mở. Hỏi để được nhận câu trả lời cụ thể hoặc để đối phương diễn giải. Câu hỏi này giúp bạn có được ý kiến của người được hỏi, khơi gợi họ nói cho ta thông tin, nêu ý kiến hoặc giảng giải những điều bạn đang thắc mắc.

Nên chú ý kỹ các yếu tố về nguyên tắc khi đặt câu hỏi
Nên chú ý kỹ các yếu tố về nguyên tắc khi đặt câu hỏi

Bên cạnh các yếu tố trên, bạn cũng nên lưu ý tránh những sai lầm khi đặt câu hỏi dưới đây:

– Dùng ngôn từ, thái độ phù hợp: Khi đặt câu hỏi, bạn nên chú ý đến ngôn từ và thái độ của mình. Không nên hỏi quá dồn dập, hỏi một lúc quá nhiều câu và thái độ không mấy nhẹ nhàng. Nếu câu hỏi có nội dung nhạy cảm, tế nhị thì nên đặt câu hỏi một cách tinh tế, tránh trường hợp quá sỗ sàng.

Nếu bạn không biết cách dùng từ, bạn sẽ nhận lại được câu trả lời không như mong đợi. Thậm chí, từ cách đặt câu hỏi không đúng sẽ làm cho mối quan hệ xấu đi.

– Hỏi quá tò mò: Rất nhiều người mắc phải lỗi này dù chủ ý của bạn chỉ muốn nhanh chóng có câu trả lời nhưng có thể họ nghĩ rằng bạn đang quá thọc mạch vào chuyện đời tư của họ. Tốt nhất, chỉ hỏi những vấn đề liên quan đến mình hoặc những công việc chung mà hai người cùng tham gia.

Thực tế cho thấy, khi gặp những người quá tò mò, người được hỏi cũng không muốn trả lời, hoặc đôi khi trả lời qua loa, thậm chí không đúng sự thật. Hãy hạn chế hỏi về những vấn đề riêng tư hay những câu chuyện tình cảm của những người không liên quan đến mình… Bởi những câu hỏi này đều khiến bạn sẽ trở nên xấu xí trong mắt của họ và những người xung quanh.

Không gian học lý tưởng tại English Town Nguồn:
Không gian học lý tưởng tại English Town
Nguồn:

Và một trong những sai lầm khi đặt câu hỏi lớn nhất nhiều người mắc phải nhưng ít quan tâm đến chính là kỹ năng lắng nghe. Vì con người có khuynh hướng thích nói hơn là nghe, nên hành động lắng nghe chân thành trong quá trình hỏi cũng là một điểm cộng cho bạn. Khi đặt câu hỏi dù với mục đích gì, bạn cần có thái độ lắng nghe chân thành, thể hiện rằng mình đang rất quan tâm đến câu chuyện của họ. Lắng nghe giúp người được hỏi cảm thấy họ được tôn trọng. Điều này giúp kích thích họ bày tỏ ý kiến và tạo nên nền tảng tốt đẹp cho mối quan hệ.

Nếu bạn là người thông minh và khéo léo trong giao tiếp, hẳn bạn cũng sẽ biết cách đặt câu hỏi sao cho phù hợp để có được câu trả lời bổ ích. Với những nguyên tắc trên, bạn có thể áp dụng trong cuộc sống hay trong công việc thực tế để có được kết quả tốt nhất. Hỏi không đơn giản chỉ là hỏi – đáp thông thường. Thông qua câu hỏi, đối phương cũng có thể nhận xét, đánh giá về văn hóa của bạn. Vì vậy, không chỉ thành thục kỹ năng đặt câu hỏi, bạn cũng nên trau dồi thêm cho mình kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp. Có như vậy đích thành công sẽ ở rất gần bạn.

Với những kỹ năng cấp thiết kể trên, bạn đã có nơi nào để ứng dụng, tự tin thực hành nó chưa? Nếu chưa, hãy đăng ký tham gia ngay Chuỗi sự kiện kỹ năng mềm định vị và phát triển bản thân “Biến đổi hoàn hảo” của English Town, chỉ sau 7 chuỗi sự kiện vào mỗi thứ 7 hàng tuần từ tháng 6, bạn sẽ ngạc nhiên về sự thay đổi của chính mình lắm đó!

ĐĂNG KÝ NHẬN TÀI LIỆU MIỄN PHÍ MỚI NHẤT