LƯU NGAY CÁC TIPS NÀY ĐỂ BIẾT CÁCH VIẾT EMAIL TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

Thứ Ba, 22/01/2019

Đối với hầu hết chúng ta, email là một hình thức giao tiếp phổ biến nhất. Có thể bạn muốn viết email cho thầy/cô, xin học bổng, tìm việc hay email khách hàng, gửi sếp,… Tuy nhiên, cách viết email tiếng anh chuyên nghiệp không phải ai cũng biết. Trong mỗi tình huống, sẽ có cách trình bày cũng như cách sử dụng từ vựng khác nhau mà bạn nên tuân theo nếu muốn chuyên nghiệp hơn.

Cách viết email tiếng Anh cho người đi làm như thế nào?
Cách viết email tiếng Anh cho người đi làm như thế nào?

Viết email là một trong những kỹ năng không thể thiếu đối với người đi làm. Viết một email sao cho đúng chuẩn để tạo thiện cảm với khách hàng vốn là việc không hề dễ dàng. Đặc biệt khi viết bằng ngôn ngữ tiếng Anh thì cần phải có sự đầu tư tìm hiểu. Đừng lo lắng! Sẽ không khó như bạn nghĩ. Trong bài viết này, English Town sẽ hỗ trợ cách viết email bằng tiếng Anh cho bạn.

Bất kỳ tình huống nào email tiếng Anh cũng chia làm hai loại chính: đó là Formal Email và Informal Email.

– Loại Fomal email được dùng trong những trường hợp trang trọng như viết cho giáo sư, sếp, khách hàng,…

– Loại thứ hai là Informal email sẽ được dùng khi bạn viết cho bạn bè, người thân mà không có bất kỳ quy tắc hay cấu trúc nào, không cần khách sáo hoặc thậm chí viết tắc

Cách viết email tiếng Anh bắt đầu từ những quy tắc cơ bản

Viết email cho bạn bè là việc khá dễ dàng nhưng nếu bạn là nhân viên của một công ty thì có chắc sẽ có cách viết email tiếng anh thương mại thích hợp cho sếp hay khách hàng không? Vì vậy, làm thế nào bạn có thể đảm bảo rằng kỹ năng viết email đúng chuẩn? Dưới đây là một số lời khuyên chúng mà tôi muốn chia sẻ với bạn:

– Hãy sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp: Bạn nên sử dụng tên thật của mình để đặt email + tên công ty sẽ được đánh giá tốt hơn thay vì tạo địa chỉ có tên “cute” như fallinginlove@gmail.com

– Viết tiêu đề email ngắn gọn nhất có thể: Bạn chỉ cần có một dòng chủ đề tóm tắt ngắn gọn thêm vào một từ khóa nổi bật để người nhận có thể dễ dàng tìm kiếm trong rất nhiều email của họ. Ví dụ: Tóm tắt cuộc họp cuối năm 2018.

– Sử dụng một lời chào và mở đầu phù hợp (Người đọc của bạn sẽ là ai? Đồng nghiệp, khách hàng hay sếp của bạn?).

– Viết ngắn gọn, đúng ngữ pháp với giọng điệu chuyên nghiệp: tránh tiếng lóng, dấu chấm than và khuôn mặt cười

– Hãy lịch sự: nói xin vui lòng và cảm ơn bạn khi thích hợp

– Tránh nói chuyện không thành thật

– Lựa chọn font chữ phổ biến

– Đừng quên đính kèm tệp nếu có

Check lại chính tả và ngữ pháp

Quy tắc viết email tiếng Anh chuyên nghiệp
Quy tắc viết email tiếng Anh chuyên nghiệp

Cách viết email tiếng Anh chuẩn theo style English Town

Hướng dẫn đầy đủ về cách viết email tiếng Anh.
Hướng dẫn đầy đủ về cách viết email tiếng Anh.

Mở đầu email của bạn với một lời chào trang trọng đến người nhận. Bằng cách sử dụng Dear/ Dear Bob/ Dear James/ Dear Grey thay vì dùng Hi/Hey. Hoặc Mr. đối với đàn ông, Ms với phụ nữ và Mrs với những phụ nữ đã kết hôn.

Nội dung chính

  • Nếu bạn đang trả lời một câu hỏi của khách hàng, bạn nên bắt đầu bằng một dòng cảm ơn.

Ví dụ: nếu ai đó có câu hỏi về công ty của bạn, bạn có thể nói: “Thank you for contacting Business Company” (Cảm ơn bạn đã liên hệ với Công ty kinh doanh). Hoặc khách hàng đã phản hồi một trong những email của bạn, hãy chắc chắn nói rằng,

“Thank you for your prompt reply” or “Thanks for getting back to me” và sẽ làm cho người nhận hài lòng hơn.

  • Nêu mục đích chính nếu bạn là người chủ động viết email

Không cần bắt đầu với một dòng cảm ơn. Thay vào đó, hãy nêu rõ mục đích của bạn. Ví dụ, I want to apply for position…” hoặc “I am writing this as wanting to report work at the end of the year…”.

  • Nội dung chính của email bạn nên giữ nó ngắn

Email chuyên nghiệp không nên viết quá dài. Hãy nhớ rằng, mọi người luôn muốn đọc 

email nhanh chóng, bởi vì nếu họ cảm thấy tin nhắn của bạn quá dài, họ có thể sẽ bắt đầu đọc lướt.

Nếu một chủ đề nặng nề đòi hỏi thảo luận lâu dài để tìm ra phương án, thì cách tốt nhất là họp trực tiếp hơn là viết một email. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý cẩn thận về ngữ pháp, chính tả và dấu câu để bạn thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp của bản thân và công ty.

  • Trước khi kết thúc thư hãy tạo một “cuộc hẹn” cho lần sau

Thay vì cảm ơn một lần nữa theo cách thông thường, bạn có thể “hẹn hò” người nhận bằng một cuộc gặp trực tiếp hay mong muốn nhận được phản hồi khi xem tài liệu bạn đính kèm cho lần sau.

Please refer to the documentation of… (xin vui lòng tham khảo tài liệu…)

Can I date you at 2 o’clock on Saturday? (Tôi có thể hẹn bạn lúc 2 giờ chiều thứ 7 không?)

  • Kết thúc thư bằng tên và chữ ký người gửi

Sincerely,

Yours truly,

Thanks again,

Appreciatively,

Best regards,

Respectfully,

Thông thường nếu bạn tự học tiếng Anh Online sẽ rất khó trong việc nắm bắt văn phong lịch sự, trang trọng được sử dụng trong cách viết Email tiếng Anh. Chính vì vậy, nhiều bạn sinh viên đã ra trường muốn tìm việc, đến người đi làm lâu năm muốn thăng tiến và cả những người kinh doanh vẫn tìm tới English Town để học tiêng Anh bài bản.